Добре дошли! Регистрирането отнема няколко минути и е напълно безплатно, но ще ви даде повече възможности. Може да влезете направо с профила си от Фейсбук. Натиснете тук!

Лекции по документалистика

Реферати, есета, доклади и всякакви документи свързани с икономика, финанси, счетоводство, маркетинг.

Модератор: Модератори

Лекции по документалистика

Мнениеот Mozo на Пет Яну 02, 2009 16:02

ДОКУМЕНАЛИСТИКА:
Изпита-2 вьпроса,писмено.
Проф.Стефка Петкова
Изпита се сьстои от 2 вьпроса-писмен
-Основен инструментариум при осществяване на комукациите между структурите на обществото и на отедлните индивиди са документите като изключим мисленето на ум на индивида,всяка друга информация сьществува вьв вид на документна информация.Сведенията в данните сьдьржащите се документи са пьлни,достоверни и че документите в които се сьддьржат тези сведения са своевременно вьзникнали и предадени.Тези характеристики са всеобщи.Те зависят от конкретно сьдьржание.Документите изпьлняват различна функция,независимо дали дадена функция е осьзната от неговия автор.Основна функция е информационната,тьй като трябва да се фиксира или материализира някаква информация с документа.Тези качетва не зависят от конкретното сьдьржанието.Докоментите изпьлняват различни функции.Неазависимо от това дали тази функция е сьзнателно програмирана от него автор.Документите се появяват защото трябва да се материализира дадена информация.
Социалната функция е свойствена за почти всички документи,тьй като документите вьзникват за да задоволят една или друга обществена потребност и сьдебна информация най-вече за обществени процеси.Даже в случаи на фалшивициране на документи,сьдьржащата се тяхна информация не престава да бьде социално значима,защото разкриването на причините за фалшифицирането може да доведе до важни в обществено отношение изводи.Документите притежават комуникативна функция,защото с тях се потдържа врьзката между хората в обществото между неговите отделни структури.Документа има и управленска функция-когато е средство за упражняване на управленската дейност.То играе роля за нормалното функциониране и осьвьршенстване на дьржавната система,като цяло и на отделните нейни звена за функционирането на поризводсвените и други структури и за осигуряването на участието на членовете на общетвото в живота на сьщото общество.Управленския документ се проявява преди всичко в регулативна нормативна роля,като регулатор на различните страни от дейността на обществото,дьржавата,учреждението на организацията.
Правова финкция имат документите-част от тях са по начало предназначени за закрепване и изменяне на правовите норми и правоотношенията в общетсвото.Други обаче придобиват правова функция с времето,това са тези които по един или друг повод се използват като доказателство в сьда за доказване на факт.По принцип всеки документ може да стане доказателсво за нещо и за това да притежава правова функция.
Общо за всички документи е функцията им за исторически извор на данни.Тази функция им е присьща обективно и не зависи от личните желания на автора на документа или дали някога даден документ ще бьде архивиран или използва дадено историческо изледване.
Отношение кьм сьздаването,опазването и използването на документите имат всички обществени структори.
Документната информация се дели на оперативна(използвана в опрат текуща работа за решаване на един или друг проблем) и на ретроспективна(запазена като памет за решени вече проблеми.Но взета в нейната цялост докоментацията е единна информационна система,затова администратора,макар да работи за текущи”живи”документи не може да не мисли и за дьлгосрочното запазване на документите,неможе да не полага грижи за това запазване,както и исорикьт,за да получва качествена изворова база за своите изследвания трябва да полга усилия за вьзикването на качествени документи.С документната информация се занимава науката документалистика(документознание).
Дументалистикате е обект на изледаване, на изследване от векове на ред.Представата за документа и дефинициите които са давани за него са претьрпели развитие през вековете.
Юристите-още в деревността са дали определение.Те са го разглеждали като свидетелсво ,доказателство за някакво право.Латинската дума (documento)има в основата си doceo,което означава’’свидетелство’’ ,’’доказателство’’.Документа може да се използва за пряко докязятелство на нещо.Това е тесен смисьл,който е останал и сьществува до ден днешен.Има и латинска синтекция(мьдрост)-quod recordum probatum debet esse negatum-каквото с документ се твьрди не може да се отрича.От това в различните сьвремени езици са навлезли сьврем думи.
Как се тьлкува тази дума-щристите я тьлкуват много тясно,но в останалите области под документ се разбира нещо далеч по широко.
В по ново време когато документите се изледват и от други науки те се дефинират по-широко
За документи се приемат всички писмени или по друг начин осьществени записи на информация предназначени за передаване в пространаството и или вав времето.
Документознанието се знимава с документи,които са живи,активни действщи,осигуряващи функционирането на институциите.Тези документи са оперативна документана информация.
Архивознанието(архивистиката)-изучава документни изрезки от стадия на активната управленска и производствена употреба и превьрнали се в архивни,поради дьлгосрочната си или постоянна ценност.
През 20 век тази дума документ се използва като дума за всичко.Белгийски учен 1905 –Пол Отле е в основата в широкото разбиране за думата документ.Започва да използва тази дума за извличане и предоставяне на информация независимо от тематиката и независимо от носителя.Всички източници на информация са документи-така документите стават картините,книгите ,минерали и т н т.Вече се говори за библиотечни документи.
Юнеско-това е „Световна организация за наука и образувание”
Има разлика м-у документи и книги.
Документите са резултат от пьрвично документиране на явления,факти.те вьзникват и се използват в управленската дейност.Документите имат точен адресат.Те трябва да бьдат изпьлнявани от определен крьг лица,а за ралика от документите книгите са резулат от преработка на вече сьществуващи данни,те са вторични,те нямат точен адресат –насочени са кьм неограничени адересати и се тиражират в неогранич брой екземпляри.На фона на книгите,документите са единични,уникални.В някои сличаи документите са обемисти.Юнеско се опитва да даде определение за книга-книга е произведение на печата в кодексова форма с обем по-голям от три печатни коли,т.е. не по малка от 49 страници без да се включва в тази бройка подвьрзията.

Тема-2
Евлюция в начините на фиксиране на информация


Документите са грьбнака на всяко общество.Нужадата от информация се ражда отдавна ,сьс зараждането на обществото и тази нужда постоянно се овеличава,овеличава се и нуждата от информация.При хората пьрво е била-сигнално предметна размяна на инфомация(сьобщения кото се предават в пространството).Сьс сьздаването на дьржавата това вече не е достатьчно и това е пьрвата социална порьчка в информацията-това е писмеността.Зародило се е документационното осигуряване на дейностите на човека.Рисунката и писмения знак пьрвоначално не са се различавали особено,имало е недоразумения и затова после се сьздават идеограмите и днес вече са йероглифите,които се използват и до днес.Появата на писмеността е революционен акт в развитието на човечеството и особено появата на азбуките-тази стьпка направили финикийците,тяхното писмо е вече буквено писмо.Вьв финикийската азбука няма гласни-13 век преди новата ера и тя е консунантна(без гласни).От нея водят началото грьцката,латинската ,глаголицата и кирилицата-там вече има гластни.
Азбуките са пьрвия стандарт(норма)в областта на информацията-големи групи хора пишат сьс определен брой на буквите в сьответствие на азбуката.Паралелно вьзникват и изобразителни документи(по стените на жилища,пирамиди,гробници и др.)Писменистта е излязла от рисунката.Човека е чертал това което ще строи и по кьсно ще започнат да произвеждат и книги,които идват от древно еврейско КАТАП -кетеп(изписан сьс знаци материално).По морскте райони се е писало на пяськ(римляните)и така графично се изразяват мисли.По-разпространена е лапидарната традиция(писане вьрху камьк,мекия пясьчни,ахат ,базалк).Такива надписи се пишат и вьрху обелиски.Каменните надписи са доста устйчиви но е трудно приносими.Специално прозведени за сьздаване на документи е глинената плочка-тя е мека и с клечки се пише,изпича се и остава.Глината е била евтина.Документите вьрху глинени плочки са останали и до днес(в Ирак).Използва се и папирус-той се изработва от трьстика.Най-голям производител и износител на папирос е Египет.Папироса е много ронлив –изсьхва и се рони,но при прекалено овлажняване доста от папироса е загинал.Овен глинени плочки се е използвал и метала –правили са се цели стени.метала е много издражлив,но за сметка на това се стапя.Метални плочки са се казвали табола.Таболите-глинени ,металически или дьрвени.В Рим правели дьсчици,на които пишели-те били бяла и невосьчена(покрита с воськ).Табула раза-изчистена дьсчица-за писане(човек на който са изчистени дьсчиците на мозька-използва се преносно).Електрон е думата за кехлебар в грьцки и от там идва думата за електричество,защото кехлибара натьркан вьв вьлнена дреха дава искра.С времето бил произведен и друг материал-пергамент(това е специално произведена кожа за писане – най-стария документ е на 4500 години и се намира в Кайро-от 2500 година преди новата ера).За писане на по-масова документация е трябвало да се произведе специална кожа за писане и тя се нарича пергамент(случайно има град Пергам).Владетеля на Пергам решил да сьздаде библиотека и тогава се произвела тази кожа ,но се произвеждала от млади животни.Някои важни документи са се писали вьрхи кожа на животно,което не е било още родено,вадило се е от отробата на майката животно.Кожата се обработвала при нечовешки условия.Пергамента е много по-стабилен от паипруса –не се потдава на изсушаване,изгниване и е бил много скьп.
Панлимпсест-това е изстьрган стар текст и написан нов,защото е скьпа основата,когато е написано нещо грешно(да речем в религиозните писания)-и така сьщо се е писало в миналото.
Пергамент –на него е писано дьлго-през цялото средновековие и до Втората Бьлгарска Дьржава.В тьрсена на нови вьзможности е била изобретна хартията –тя е старо откритие и идва от изтока-105 година-Тсай Лун и дьлго време се е пазило в тайна,но тази тайна била открадната от арабите и после било пренесено това производство и в Западна Европа.От 12 -13 век и в Турция се произвежда хартия-в нея се слагал финигран(воден знак).Има албоми на такива водни знаци,по който се познава,кога е започнало производството на даден документ.Хартията е 2-рия революционен акт вав развитието на човечеството и това тласка човечеството много напред.Динамиката на развитие изисква много документи,книги,които влияят да се диминизира живота.Човека пишел само рьчно-документите са били писани само рьчно(рькописието).Появява се скоропис(бьрзопис).Документите са притежание а своя сьздател.За да са намираеми документите имат архивен шифьр(това е наещо като ЕГН-то на човека).При канигите-те се тиражират.Тях можем да ги цитираме без значение кьде сме или на кого са .Пьрво трябва дс се каже-кьде се намира(сьхранява документа) и друга информация за документа.След името на архива следва номера на фонда.Документите имат шифьр и без него документите не сьществуват.Основното отличие на документа е шифьра.Дьлго време документите са рькописни и това е страшно забавящо тяхното сьздаване.По лесно е кногопечатането.1444-1446 Гутенберг е бил готов сьс своя печатен стан.Буколиарната на Гутенберг била гол постижение.Печатането става индустриално вьзможно-това е заслуга на Гутенберг.Днес рькописни книги няма.Писането на документи си остава чрез писане до последната третина на 19 век.Края на 19 век се появяват пишещите машини.Пишещите машини се рзпространяват и у нас-пьрво БНБ и после в парламента.Тьрновската Конституция е написана рькописно от краснописец.Документи вьз основа на техниката са писмени(рькописни или печатни)или изобразителни(технически чертежи и др.)тези документи дьлго време са били изработване на рька.След на 19 век се получават фото документите.Това било голям скок вьв врьзка с по-обективно сьздаване на документи.Когато си служим с думи за сьздаване на документи сме много ограночени.Фото документа дава вьзможност за по голяма точност.Фотографията се появява 40 –те години на 19 век.В началото фотографията е била чернобели снимки.края на 19 век се получават движещите се образи(киното)-то позвулява образите да се покажат в движение.Филмите едва след 20 век стават цветни.Около1930 година Кодак и Агфа успяват да направят добри филми.Фотографията пизволи да се направи опазване на документи с помоща на –микрофотокартини или микрофотофилми.(Нашета история е само -12 километра написани на хартия).Фотографската техника играе огромна роля в документирането.На 19 век дьлжим фонодокументите(звукодокументите)-появяват се звукозаписващите апарати.През 20 век започва де се произвежда грамофонната плоча.При тези документи оригинала е матрицата.Радиото се появява -19 век.Фонодокументите преминават в етап на осьвьршенстване и днес са дигитални.
Мултимедия-мина се през етама на видеото-счет м-у ораз и звук.
-Повече информация в минимум документация-това е тенденция.
-Втората тенденция-повече техники за сьздаването на един и сьщи документ.
Предаването по морзовите апарати е започнало и после се появява телеграмата.Края на Кримската война са навлезли доста телеграфни линии и така бьлгарското население е могло да се вьзползва от това
Сьздатели на документи са работещите в сьответните учреждения.Писаря пльтно присьства до Фароуна.Фароуна може да е награмотен но писарите му трбва да са задьлжително грамотниДокументацията била предимно дьржавна.Основния сьздател на документи е дьржавата и си остава тя.Втория такьв сьздател на документи е била цьрквата.Третата сфера, в която вьзникват много документи е частната сфера-предприятия на ЮЛ или на органзация на граждани.Изискванията за сьздаване на документи са били винаги високи.
Документите вьзникват в огромен брой учреждения ,организации и др.Броя на сьздаващите документи е равен на броя на сьществуващите институции.
Фондообразувател(учреждение което сьздава фонд от документи)Всяко учреждение сьздава документален фонд.Някои от тези учреждения сьствят свои архивни фондове.От два до четири процента от документите се архивират.Част от учрежденията имт задьлжението да формират свои архивни фондове.Вьпроса за архивирането вьзниква далеч назад вьв времето.В Антична Гьрция се появява термина архивиране.Архив е дума тясно свьрзана с дьржава(архе-принцип,начало,власт,а от власт правили археион-там упражнявали властта си чиновниците и там се образуват сбирки и тези сбирки получили наименованието –арехеион)Думата архив ивда от думата власт-дьржавата.
Видове архиви—два вида-пьрвия е: архиви на учрежденията.-такьв архив има всеки фондообразуфател.втората категория архиви се появява много по кьсно в Атинския Полис.Там се взема решене да се сьздаде публичен архив.Сьздадена е институция кьдето гражданите могат да отидат да потьрсят някакви документи.Това е време когато част от гражданите имат някакви права.-така бил сьздаден публичния архив и бил наречен случайно метрон.Метрона обхванал най-важните документи.Метрона бил нещо като учреждение на цензурата.Метрона изпьлнявал нотариални функции.Нотариятите вьникват 10-11 век.Паралелно с този метрон в републиканско време такьв публичен архив в Рим били взети мерки в сьщата насока.Документацията в началото се пазела в дьржавната хазна в така наречения ерариум,но после се вземат мерки за сьздаване на табулариум-т.е хранилище на табули(документи).Третия архив е централния военен архив.

ВИДОВЕ ДОКУМЕНТИ. ОБЩА КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТИТЕ
Документите се отличават с много голямо разнообразие – по характер, по вид. За това и въпроса зя тяхната типология е доста сложен. Правени са ред опити за класификация въз основа на дни или други критерии, но не всички са достатъчно убедителни.
В завсимост от използваната техника за фиксиране на информаията и от вида на носителя, документите биват:
- писменни
- изобразителни
- звукови
- електрони
- комплексни
Писмените (текстовите)документи биват: ръкописни и печатни
В групата на изобразителните се отнасят: рисунки, графики, чертежи, технически планове, фотографии, в т.ч.кинофилми
Звуковите – това са документи, чието съдържание е предадено чрез механичен, магнитен или друг запис на звук.
Електронни – документи, създадени и използваеми по-нататък чрез средствата на електонно-изчислителната техника – перфокарти, перфоленти, магнитни ленти и дискове, оптически дискове и други.
Комплексни – при тях се използва комбинация от няколко начина на документиране.
В зависимост от произхода им документите биват:
- служебни – официални – когато авторите на документа са служебни лица
- лични – котаго автори са частни лица
В зависимост от своето участие в документооборота:
- вътрешни
- външни
Вътрешните са предназначени за използван в рамките на създалото ги учреждание.
Външните се делят на:
входящи
изходящи
Входящи са ако са създадени от други учреждения или от частни лица и
Само са получени и отложени в документалния фонд на даденото учреждение.
Изходящи са документите, изпратни от учреждението,другаде – по собствена инициатива на учреждението или в отговор на документ, постъпил от друго учреждение или от частни лица.
Документите имат твърде различен обхват на съдържането, поради което те биват:
прости(едносюжетни) – когато третират само един въпрос
сложни (многосюжетни) – когато засягат два или повече въпроса
Документите са винаги част от някакъв комплекс, не съществуват самостойно. Типичеч сложен документ са пртоколите.
В зависимост от оформлението си и степента на завършеност биват:
- оригинални
- чернови
- различни по вид копия
Оригинални са документите в окончатлен, завършен вид и се оформят по установен за целта вид. Този докемент е най-често единичен, но се съставя понякога и в повече екземпляра, максимално близки помежду си. Типичен пример са международните договори, обвинителните актове. При документи получени по фотографски път оригинал е негатива. Оригинал също е матрицата на грамофонната плоча.
Черновите са документи в предварителна редакция, те отразяват етап в работата на автора или редактора и въз основа на черновата се съставя оригиналния документ
Копията въпроизвеждат по някакъв начин вече съществуващ в оригинален вид документ.Според оформлението и използвната техника биват преписи,препис-извлечения, заверени преписи или фоткопия, дубъл негатив, дубълпозитив и т.н.
Нямаме отделна дума за екземпляр получен под индиго.
Дипломатическо копие – при някои издания на документите, където трябва да е с изключителна точност, със съкращения, точки и т.н. (идва от диплома).
В зависимост от необходимата срочност на изпълнение в документите се отбелязва чрез гриф дали те с: бързи, много бързи,спешни и т.н.
В зависимост от допустимата от автора степен на разгласяване: явни, поверителни – имат различна степен на поверителност и затова се означават с различна по строгост грифове – за служебно ползване, поверително, строго поверително, строго поверително от особена важност.


Тема:7.
ОСНОВАНИЯ ЗА СЪЗДАВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ

Значителна част от управленските функции се осъществяват с помощта на документи. Но все пак не при всички дейности се създават документи. За това казваме, че основание за създаване на документите в учрежденията е необходимостта от удостоверяване на наличието и съдържанието на определени управленски действия; необходимост от предаване наинформация, от съхранявнто й и използването й в определено врме. Всяко учреждение трябва да създава документи в съответствие със съществуващите закои, приети от НС, постановления, решения и разпореждания на МС, указаията на висшестоящите спрямо учреждението органи и осъществяването на възложените му задачи. Когато действащите нормативи не изискват задължително създаването на документ, избора дали да се състави такъв или не зависи от степента на целесъобразност и полезност на документа в конкретния случай. При преценката важи правилото”Не трябва да се прибягва кьм документиране, когато третирания въпрос може да се реши по друг начин”.
Много често документите се съставят за да остане документална следа. Така че границата е много хлъзгава – от една страна да не се съставят излишни документи, но от друга страна не трябва да се дпуска недостатъчно документиране на определен процес и явлние, които имат някакво значение за изяснявне на обществения живот.



Тема: 7
създаване на документи.
Съставяне и оформяне на документи-сьздаването на документи включва 2 вида дейности
1-сьставяне
2-оформяне
Сьставен е творчески логчески процес ,който се осъществява от специалистите в учреждението . Техническа е дейноста оформяне , чрез нея се придава пригоден вид за използване , пренасяне , размножаване и съхраняване . Тези дейности се изпълняват от съоветното зделоводство , от техническия персонал. За да могат документите да се използват пълноценно а в последтсвие като исторически извори трябва да са правилно съставен и оформени . Съставянето на служебни документи обикновенно се извършва в няколко последователни етапа. Най-напред се изготвя проект-чернова на докуманта , след това ако е необходимо документа се съгласува със всички заинтересовани лица , след съгласуването текста се преписва на чисто . Отново се съгласува с този с когото е необходимо , визира се след което се подписва.
В зависимост от целта и задчите , които се преследват документите притежават известни основни задължителни елементи без които документа не се смята за правилно оформен. Документи , които се отнасят за еднородни факти се оформят по един и същ начин. Реквизитите на брой, зависят от документа. Основен реквизит е датата.Реквизитите са описани в издаден стандарт – български държавен стандарт БДС 6.04.1-85.Този стандарт е базиран на няколко предходни издадени от комитета за единна социална система и информация /негов приемник е Информационно обслужване и НСИ /
Унифицирана система за управленска документация, общоадминистративна документация , група Т55.11 вида основни документи . Заповед , решение , указание , доклад , докладна записка , информация , отчет , протокол , служебно писмо в три варианта , списък и справка.Реквизитите са : държавен герб , емблема на организацията изпращач , наименование или изображение на награди , наименование на организацията изпращач , адрес на организацията изпращач , наменование / вид/ на документа , изходящ регистрационен номер и дата , входящ регистрационен номер и дата , „УТВЪРЖДАВАМ:” , получател , адрес при служебите писма , собствено и фамилно име и длъжност на автора. Резолюция , „на ваш номер.... от...” или „към наш номер ..... от .....”, „Огносно” или „За” , Обръщение към получателя , текст на документа , приложения , забележки , населено място и дата на съставяне , съставител , съгласувано , фамилно име телефон номер на длъжностно лице за връзка , инициали на машинописката , щемпел за класиране и обвързване на преписки , подпис , печат , номер на втората и следващите страници , „препис! копие!” , „Вярно с оригинала!” ,
Наименованието на документа най-често се опеделя от действието или състоянието което той отразява . разписка – за нещо получено.В много случаи наименованието е уточнено от нормативни актове – Закон за счетоводството ,инструкции с които се изисква създаването на документите. На повечето документи това наименование се изписва в началото , а на документа предназначени за изпращане наименованието се поставя след посочването на адреса.Има докумнти в които нименованието е в средата на страницата .Наименованията служат за запознаване с текста на документа и за улесняване на използването му. Наименованието трябва да бъде кратко , ясно и точно , правилно да отразява съдържанието на документа и да позволява той да се отличава от останалите видове дкументи.Индивидуализира се док по този начин , непрвилното именуване обърква . Институт по публична администрация и европейска интеграция.
Задължително е показването на автора при съставянето на който и да е документ.За автор на служебните документ е учреждението което ги създава, не бива да се смесват лицето или лицата които са съставили или подписали документа.Когато документа е съставен на бланка автора се посочва типграфски , предварително е отпечатан в левия горен ъгъл на първата станица или най-горе по дължината на листа.Бланката е нещо много важно при документите. Обикновенно в означаването на автора се включва държавния герб на Р.България или съкращението РБ, при документи на органите на власт и управление.Не бива герба да стои на неуместни места, следва наименование на висшестоящия орган на който е подчинено учреждението автор , с посочване на територията и мащаба на дейността на учреждението.пр. МВР , РДВР-Бургас . Следва официалното пълно и ако е уместно съкратено наименование на учреждението , наименование на структорната част в която е съставен документа . Място за поставяне на деловодния индекс и дата , адрес на учреждението и телефонен номер , номер на банкова сметка , търговска марка- знак-герб на учреждението . Непопълнените бланки се водят на строг отчет от учрежденията за да не се злоупотребява с тях.Съхраняването на бланките се възлага на отговорно лице.

Тема №9
Съдържание на документа .

Основна част на документите е именно техния текст.Определянето и излагането на съдържанието е най-трудния момент от този процес на създаване на докувменти.В изложението на съдържанието трябва да бъде кратко , конкретно , ясно , убедително и лесно разбираемо.Допуснатите неточности в съдржанието могат да доведат до двусмислено и погрешно тълкуване.В документите трябва да се избягват дългите фрази и повторенията, и да се спазват правописните и по-общо граматичните правила.Съдържанието изчерпателно пълно и точно се излага третирания въпрос.Не трябва да се употребяват чужди думи , специални , остарели и малкоупотребяеми термини, които пречат на изясняването на съдржанието.Не би трябвало да се допуска ползавнето на новообразувани думи известни само на тесен кръг лица.Недупостима е употребта на диалектни думи , вулгарни думи , жаргонни думи и съкращения на думи и зрази извън общоприетите , които са включени в специален български държавен стандарт. Изложението трябва да бъде последователно , логично свързано , без повторения и противоречия .Тонът на служебните документи трябва да бъде винаги вежлив и въздържан.Изложението обикновенно се състои от встъпление , собствено изложение и заключение.
Индекс
Това е необходим елемент при съставянето на документите .Това е условното обозначевние дадено им в деловодството , съобразно с възприетата класификационна схема или номенклатура на делата. Индексът бива , цифров , буквен или смесен.Той облекчава свързването на преписките , класирането им и отправянето на документите към изпълнителя.
Датиране
Един от най-важните действия при съсавянето на документите .Датата е важен елемент от документите.Общоприето е да се изписват с арабски цифри тези данни за деня , месеца и годината.Възможно е изписването на месеца с римски цифри.С поставянето на нула пред едноцифрените числа се избягва опасноста от фалшифицирането.Изписването става съгласно БДС”Дати календарни” .За мястото на датата няма точно определно правило. На за някой документи има определена традиция. Датата на постановленията наМС стои направо в заглавието. В протоколите от заседания датата стои в самия текст.На писмата съставяни на бланки датата е в самата бланка в сведенията за автора.При сведения молби и жалби датата се поставя накрая.Може да има различни видове дати – на получаване , на резолюция , на публикуване , на размножаване.
- подпис /Подписи/ Подписа удостоверя информацият и в необходимите случаи е скрепен с печат.Правото на подпис се определя от кръга на сужебните задължения на служителите в учрежденията.За подписването на документите няма единни правила.Служебния документ се подписва от едно лице ако съдържанието му не излиза извън рамките на правомощията на подписващия.Два и повече подписа има когато отговорността пада върху две и повече лица.Освен подписи съществуват и така наречените визи – това е вид подпис.документа се визира от специалисти , които са подготвили документа , които го докладват , или са съгласни .Визите остават във втория екземпляр който остава в архива на учреждението.Ако визиращите не са съгласни те правят забележки при визирането.Това не означава че документа няма да замине , а просто че са дадени забележки от специалисти в учреждението.Подписа се поставя след текста на документа като се предшества от длъжноста на подписващото лице.Под подписа в скоби се изписва четливо фамилното име и инициалите на подписващото лице. Печат се поставя на част от служебните документи.Такива документи са договори , служебни бележки , лични удостоверителни документи и други.Поставянето на печат потвърждава оригиналността на документа и го предпазва от фалшифициране.Печат се слага само при наличие на подпис.Той се полага в близост до подписа и трябва да се получи ясен отпечатък.Не се полага върху подписът. Печатът представлява следа от механично възпроизведен знак. По съдържание печатите са три вида : с изображение на държавния герб , обикновенни печати без герб , и щемпели . Право на печат с държ.герб има президента , НС , МС , министерства национални агенции , органи на съдебната власт , областни управители.Този печат с герба се поставя само върху официални документи с важно държавно значение и дългосрочна валидност и това се определя от ръководителя на учреждението. Отпечатъците от щемпелите служат за удостоверяване на различни действия на длъжностните лица от учреждението във връзка с движението на документите – регистриране , отнасяне към дело , стопански и касови операции. В зависимост от материята от която са направени пречатите биват каучукови или друга еластична материя , металически и сухи.Биват плоски и релефни.Текстът в печата бива разположен в концентрични кръгове или в хоризонтални редове.
- Адрес
Задължителен елемент при документите подготвени за изпращане , е адресът. Най-често адресът се поставя в горния десен ъгъл ,но може да бъде и под обозначението на автора.Адресът включва наименование на учреждението до което се изпраща документа , по възможност и структорната част за която се отнася текста , а даже и в отделни случаи име на длъжностно лице до което се изпраща документа.Ако документа се изпраща до няколко учреждения те се изброяват и се изготвя в необходимия брой екземпляри като се пдчертава във всеки екземпляр едно от учрежденията а другите се задраскват леко с наклонени черти.Посочва се пощенския адрес.Изписва се учреждението,адресат и неговия пощенски адрес върху плика,в който се изпраща документа. Адресите могат да бъдат пълни , съкратени и условни.Пълен е адресът в който са посочени всички данни за местонахождението на адресата.На изходящите документи написани в отговор на запитване , или когато се допълва или отменя предварително написан документ под адресът се посочва номера на документа на който се отговаря или се допълва , изменя.Към документите нерядко се дават приложения когато е нужно да се потвърдят отделни факти , изяснят или детайлизират засегнати в текста на документа въпроси. Наличието на приложения винаги трябва да се посочва в текста , количеството и вида на приложенията.В процеса на изготвяне на документите върху тях се поставят резолюции и бележки.Те се вписват четливо върху първият лист на документа обикновенно в лявото поле.Когато няма такова място те се записват на отделен лист и се скрепят като непазделна част към документа.Резолюцията е кртко писменно разпореждане на ръководител , в духа на което ще се изготви отговор на този документ.В резолюцията се посочва фамилното име на лицето до което се изпраща документа за изпълнение , срок за отговор и духа на изпълнение на текста на документа , подпис на резулиращия и дата на поставяне на резолюцията .Бележките са или от общ характер и имат отношение към целия текст на документа или се отнасят към отделни места в текста.Частичните бележки се отнасят в лявото поле към мястото в текста , или се подчертава пасажа но това е крайно нежелателно. Неотбелязването на всички тези елементи прави документите непълноценни , ав някой случаи и недействителен. Съставянето на неистински , недействителни документи , преправянето на документите , внасянето на неверни данни в официални служебни документи , както и използването на преправени документи е престъпление , то криминализирано.Записани са наказания за подобни действия в Наказателния кодекс, тъй като такива документи най-често се използват за лично облагодетелстване. Материалите използвани за съставянето на документи саважни от гледна очка на тяхното дълговременно съхраняване в учрежденията и държавните архиви. Става дума за мастила , индига и други. Качеството на използваните материали е свързано с ценноста на съдържащата се в документите информация и за документи с постоянен срок на съхранение се ползва хартия с ниска киселинност.За вечността могат да се запазят само данни чрез периодично презаписване , пренасяне на нов носител на архивните документи.Трябва да се внимава когато се пише на гърба на листа къде се пише и се има в предвид полето на лицевата страница.

Тема:10
УНИФИЦИРАНЕ И СТАНДАТИЗИРАНЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ
Докумените се различават и по степен на унификация, която достига в определени случаи и до стандартизация. В зависимост от степента на индивидуалост и уеднаквяване при излагане на съдържанието им те биват индивидуални, типови и стандартни.
СТИХИЙНА УНИФИКАЦя НА ДОКУМЕНТИТЕ СЕ НАБЛЮДАВА ОЩЕ В ДРЕВНОСТТА И В АНТИЧНИЯ СВЯТ. Еженевно съставяйки много документи още писарят в египетската канцелария е стигнал при еднотипни управленски ситуации, до съставяне на едни и същи по оформление документи.
В днешният свят стандартите неотложно съпътстват живота ни. През вековете се създават и се утвърждават традиции и цели докумнтни системи.
В нашата страна рязко се разширява през втората половина на 20-ти век кръга на видовете докумнти. Формата им става разнообразна. Много са документите, в които има излишни показатели, а това затуднява използването им. В някои случаи има недостатъчно документиране, а в други е свръхдокументиране, това налага стандартизиането и унифицирането. То има за цел и създава възможност за постигане на еднообразие при документирането и съкращаване на броя на видовете документи до повишаване на тяхната информативност и за получаване на икономически ефект. Те са предпоставка за механизираната и автоматизираната обработка на данните. В най-широк смисъл под унифициране на документите се разбира оптиманото съкращаване на броя на елементите в документите и привеждането им към рационално едноборазие по състав и форма. То се заключава във времето по редица аналогични форми и съставянето на еднотипова форма, която да замести съществувалите преди това различни форми. Унифицирането се развива в 2 основни направления – ведомствено и общодържавно. Създават се така наречените отраслови нормали – когато една форма действа в даден отрасъл.
Получава се значително съкращаване на прилаганите форми на документа чрез тяхното уеднаквяване и се премахват по-малко нужните.
Унифицираните форми като се проверят пракическата работа могат да станат държавен стандарт. Превръщането на унифицираните одкументи в стандарти осигурява тяхната стабилност и им предава нормативен харатер. Стандартизиране на документите означава установяване на общодържавни норми и изисквания към съставянето и оформянето на документите задължителни за изпълнение от всички учреждения, длъжностни лица и граждани.
Във връзка с проектирането и утвърждаването на БДС и по отраслови норми ОН стандартизирането е главно в 2 направления:
формата на хатията на която се съставят и офомят документите
съдържанието и формата на самите документи.
Съществуват и междудържавни стандарти
В отрасловите нормали се утвърждават документите в даден отрасъл на учреждението.
Стандартизирането е изкючително важна предпоставка за автоматизиране на рабоата с документи.
ЕДСД – Единна държавна система за деловодство.
Стандартизирането помага за икономия на време и труд на служителите. Опростява съставянето и обработката на документите. Подобрява външния им вид. Създава еднообразие в разположението на аналогичните данни върху листа и като цяло съкращава броя на употребяваните видове документи, повишава информационните им качества, облекчава провеждането на експертиза на ценността на документите. Помага за визуалното търсене на информация.
Стандартизацията е продържаващ процес на установяване на измерими .....
В днешно време се засили унификацията в международен мащаб. Стандатизацията на международно равнище е отговорност на международната организация за стандартизация – (ISO)
- Международна електротехническа комисия(IEC)
- Международен консултативен комитет за телеграф и телефон(CCITT)
Трите организаици имат представителство в Женева. Те са световни организации.
За Европа е съставена специана институция.
Обединена европейска институция по стандартите, нормите. Тя включва представители на националните органи по стандартизация.
EN – европейски норми
DIN – Германски институт за норми – 1917 г. създаден. 1901 г. – Британски комитет за инженерни стандарти.
ТС – технически комитет към ISO
ТС 46 – се занимава с въпросите за докуентите и името му е информация и документация.
ISO – Създадена през 1947 г.. Още тогава е учреден този комитет – ТС

Тема:11

ДОКУМЕНТНИ СИСТЕМИ – СИСТЕМИ НА ДОКУМЕНТИРАНЕТО

Документа е винаги част от някаква по-широка система. Документиането е процес на създаване на документи удостоверяващи, потвърждаващи, обосноваващи, потвърждаващи дадено събитие, факт, явление или човешка мисъл. То се състои от дейности по подготовката, съгласуването, оформянето на документите, подчинени на изискванията и нормите за съзаване на документи. Документирането зависи от спецификата и от мащаба на дейността на учреждението, от наличието на технически седства за документирането. То предоствавя комплекс от правила и действия, чрез които се създават като отделните документи, така и системи от документи – и стеми на документация
Система за документиране е приетият в учреждението ред на създаване, оформяне и изпълнение на документите. Тя включва целия процес по съставяне и използване на документите – съставяне, размножаване, избор на носител.
Системата на документация отразява резултата от тези дейности. Това е самият комплекс от документи и те са обединени въз основа на едни или други системообразуващи критерии.
Отраслите в дейността на обществото пораждат определен комплекс от документи. В тях има отделна функция от управленския процес.
Няма точно определени системи за документация. Те са функция от развитието на обществото. Органите в развитието на държаата издават статистически годишници.
Отраслите в нашата държава са около 30 според статистиците.
По интересна е втората група документа , това са функционалните документни системи . Отнесено към отделно учреждение документите се делят на общи и специални , от там и системите са :
общи и – специални
Общи са тези които се отнасят до изпълнение на общите задачи в учреждението .
Специални са документи до една отделна структорна част / например счетоводни /
Към общите системи на документация принадлежат няколко групи , най-важната е организационно-разпоредителната документация .Тя осигурява организационната и разпоредителна функция на организационния апарат. Представлява комплекс от документи подчинени на правила и изисквания с които се решават организационни въпроси , освен това някой от тях имат разпоредителен характер / постановлениея , решения , наредби , указателници / . Тези документи имат своя йерархия . Някои се създават възоснова на постъпилите от висшестоящо учреждение разпоредителни документи. Решенията са на колективни органи които се въвеждат за изпълнение чрез заповед на ръководно лице. Създаването на разпоредителни документи в областа на планирането , кредита , труда , работната заплата тъй като във всички заведения се отчита и планова и отчетна дейност и т.н.т.
Към по специалните системи документация се отнасят : научнотехническата , съдебната , медицинската , военната и други.
Научнотехническата от своя страна също се дели.Съдебната документация отразява процесите на съдопроизводството.

Тема:12
Деловодството
В учрежденията ежедневно се натрупват големи количества документи и за да могат служителите бързо да се ориентират е необходима правилна организация на документите . Деловодство съществува във всички учреждения . Терминът „деловодство „ навлиза през 19 век от руските учени. „мениджмънт” е английска дума за деловодство . използва се и документален мениджмънт или така нареченото управление на документите . Нямаме някаква особенна разпоредба какво да бъде точно деловодството . Броя на служителите в деловодството зависи от количеството на документите. Съществуват четири категории учреждения :
І-ва категория над 60 000 документа годишен оборот
ІІ-ра категория над 20 000 до 60 000 документа годишен оборот.
ІІІ-та категория между 3 000 и 20 000 документа годишен оборот
ІV-та категория до 3 000 документа годишен оборот.
Съществуват различни варианти на организиране на деловодството в учреждението :
Централизирано деловодство – когато в една структурна част на учреждението е централизирана работата на документите – подходящо е за средно големи учреждения.
децентрализирано – задачите на деловодството се осъществяват в различните части на учреждението – подходящо е за големи учреждения и такива деловодства които се намират на големи разстояния едно от друго.
комбинирани- смесено деловодство – една част от дейноста е централизирана а другата част се извършва в други звена на деловодството в учреждението където работят специалистите по съответните въпроси.
Възприемането на една или друга система на деловодство зависи от големината на учреждението , от задачите , и териториалното разположение на сградите . Независимо от възприетата структура трябва работата на деловодството да е безупречна.
Организацията на деловодството се урежда със специална инструкция включваща дейността на учрежденския архив.Всичко това се записва в инструкция за деловодната дейност.
Документа оборота е съвкупност от взаимносвързани маршрути на движение на документите от момента на тяхното съставяне или получаване , до момента на тяхната окончателна обработка , изпращане или отлагане за съхранение
Организациите на документооборота трябва да отговарят на следните изисквания:
1.насочване на документите съобразно функциите които изпълняват съответните структорни звена и длъжностни лица.
2. реализиране на целенасочено , без загуба на време , движение на документите изключващо или ограничаващо дублирането или обратното придвижване.
3. съобразяване с технологичната последователност на деловодните операции .
Маршрута на входящите документи може да бъде следния : 1. получаване на документите чрез пощата или на място на ръка. 2. разпределяне на документите по изпълнителите 3. изпращане по предназначение на документите неподлежащи на регистриране 4. регистриране на документите подлежащи на регистриране 5. вписване на резолюциите и задачите в регистрационно контролните карти или дневници. 6. подаване на документите в контролното звено за да се вземат на отчет ида се следи изменението 7.предаване на документите на изпълнителите 8. съхраняване на документите след приключване на изпълнението.
Маршрута на изходящите документи може да бьде следният:
1-сьставяне на проектодокумента
2-написване на машина(или компютьр)
3-вьтрешно сьгласуване по необходимост
4-подписване
5- в случай че документа е отгоеор на входящ документ се отбелязва факта на изпьлнението му
6-предаване за регистрация
7-завеждане на отчет в контролното звено,когато произтичат задьлженияот адресатите
8- обработка на документите за експедиране
9-изпращане на документите
10-изпращане за сьхраняване в архива
Преди всичко предприемаме приемане,разпределение и предаване на документите.Приемането е пьрвата деловодна обработка,разпределянето и предаването се извьршват от деловодното звено.Пьрвончалната деловодна обработка се сьстои в следното:правилността на доставката,действително ли е адресирано до учреждението,ценността на плика,наличието на документите посочеи като приложение.След което се предвижват материалните до изпьлнителните.Следва разпределянето на документите от рьководителя на делводното зено.То включва определяне на документите , които подлежат на регистрация.Отделяне на докментите,които не подлежат на регистрация.Определяе на дльжностните лица , на които се дават документите за ипьлнение.Определят се документите подлежащи на контрол.Документи които подлежат на обработка в няколко звена се следят кьде се намират точно.
Преди да заминат подходщите документи сьщо се проверяват от техническа гледна точка дали е поставен сьответния индекс.На лице ли са приложенията които изпращаме.Правилно ли са адресирани документите.Следтова се поставят в плик,който сьщо се проверява.

Тема:13
Регистриране на документите.

За осигуряване охраната , опазването и улесняване използването на документите в учрежденията , както и за въвеждане на контрол на изпълнението им документите се регистрират . Чрез регистрацията се установява факта на постъпването или изпращането на документите от едно учреждение в друго или до отделно лице. Регистрацията на служебните документи се състои в записване в установените отчетни форми на кратки сведения за съдържанието , изпълнението и съхраняването на отделните документи а също поставяне върху самите документи на деловоден индекс и дата на регистрацията.
Поставянето на самите данни върху самите документи.
От управленската практика са познати различни начини за регистрация : различни форми :
Преписване на документите – първата позната на света форма .
Лицето или учреждението получател преписвал изпратения му документ и то целия ,а по рядко и резюмета.
За средновековието научаваме именно от такива „копирни” актови книги – или още саджали – книги от турско време , такива има запазени в гр.Добрич . Тези регистри / дефтери / се е записвало всичко по хронологичен ред . Не било уважаван единичния документ / еврак на турски / . Има и копирни книги в прекия смисъл на думата , документа при тях се е пишел под индиго.
Съгласно закона за търговските книжа от 1921 г. в България всеки търговец е задължен да води книга за копиране на търговската кореспонденция. Листовете на копирните книги задължително се номерират – те са счетоводен документ . Към копирните книги се изготвят азбучни указатели . Там се вписва името на лицето от което или до което е получен / изпратен документа . Всеки указател е възможност за друг вход в масива. По закона за търговските книги от 1936 г. се изисква търговските книги да се водят на български език. Освен това били въведени наказания за тези които са унищожили книгите си.
- Дублетна система . При нея има входящ дневник , а изходящите документи се водят с натрупване , като се съхраняват екземпляри от тях.Спестява се писане. Документите образуват самия изходящ дневник. Най-използваните системи са дневникова / книжна / , картотечна и комбинирана .
Най разпространена при нас е дневниковата систевма . При нея основна форма са входящия и изходящия дневник или комбиниран дневник . Главните и отличителни елементи се вписват на ръка в хронологична последователност.
Съществуват регистрационни дневници с кратко и подробно записване , но в случая най-важно и задължително е регистрационния номер и датата на регистриране. С въвеждането на новата система се препоръчва въвеждането на един дневник тип ЕДСД и в него се регистрират цели преписки с един и същ номер или с последователни входящи и изходящи номера. Този дневник спомага по-пълна представа за разглеждания въпрос.
Дневниковата система осигурява добра охрана на документите в системата . Когато документите са малко на брой са лесни справките. По-трудно се работи в големи учреждения от първа и втора категория . когато се работи с дневници се затруднява контрола.
Сигнатура:
ИзображениеИзображение
Аватар
Mozo
Lame forum support
Lame forum support
Репутация: 7394
Mozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутация
 
Мнения: 145186
Регистриран: 01 Юни 2007
Наличност: 1,362,246.50
Банка: 5,487,926.26
Местоположение: Somewhere In Time
Най-високи резултати: 43
Статистика на победите: 0


Re: Лекции по документалистика

Мнениеот Mozo на Пет Яну 02, 2009 16:02

Значително по-добра е картотечната система със регистрационно-контролни карти /РКК/.Удеобна е за всяко учреждение и особенно за по-големите. Картотечната система предлага индивидуално регистриране и групово регистриране .
Индивидуалното предлага всеки документ да се регистрира на отделна карта . Удобно е за учреждение което работи със поверителни материали. При груповата регистрация данните до групата документи се дописват на един фиш .
Удобното за картотеките е че картичките могат да се разположат по желания от съставителя ред. Така се намира по-лесно и на гърба на картичката е контрола на изпълнението
І-ви раздел
Полета:
1.наш регистрационен индекс
кореспондент
вид документ
резолиран от
кореспондентски регистрационен индекс
относно
задача на резолюцията
ІІ – ри раздел Регистрация на междинните документи –отговори
движение на документите дата
изпратен до , получен от , предаден на
кореспондентски регистрационен индекс с дата
дата
индекс за класиране съгласно номенклатурата на делата
срок на съхранение
Когато вместно дневника използваме карта /РКК/ при картичките данните са същите както в дневника от І-ви и ІІ-ри раздел.На гърба на картичката има допълнителни данни ,това е сроков контрол
ІІІ-ти раздел сроков контрол
член , алинея , точка , буква.
отговарящи за изпълнението – те са :
ръководители
преки изпълнители
срокове – три срока:
краен
превантивен
продължен
снет от котрол
дата на снемане от контрол
допълнителни резолюции и указания. Бележки и отчет на изпълнението .
взет на контрол и дата.
задачата е изпълнена предлагам да се снеме от контрол
снемам от контрол , подпис и дата.
Самите картотеки изискват място и подръжка което е сложно. По-добри от тези картотеки са електронните носители – компютрите. Еднократно се въвеждат данни и многократно се търси по тях. В картотеката винаги се търси по нещо. Машинното винаги търси сама.търсенето при тях е посткоординирано – т.е. сами си задаваме данните , а машината търси по това което сме й задали. Регистрирането на заявления и жалби е законово уредено и се извършва отделно от останалата документация.Изписват се :
името на жалбоподателя
местожителство
дата на жалбата
къде е отпратена жалбата
дата на изпращане и връщане
резултат
какви мерки са взети
уведомен ли е жалбоподателят

Отделно се регистрират секретните документи. Самите регистрационни форми се охраняват добре.До тях следва да се допускат само служители които имат отношение при регистрирането.Това се прави за да не изчезват документи. Добре е регистрационните форми да се пазят постоянно защото служат за справки .

Регистрационни щемпели.

При регистрирането на документите на пьрвата му страница се поставя регистарационен щемпел.Той сьдьржа наименивание на учреждението или структивното звено в което се извьршва регистриране.Най-често това се прави сьс ськращения.Идекс който се сьстои от условно означение на структурната част която е сьставена или се изпьлнява документа,може да е цифрена или буквена.Номер и дата на регистрирането-при получаване или изпращане на документа . Щемпела може да има най-различна форма . Има понякога срочни документи и се налага при тях да се слага час и минута на изпращане или получаване. В процеса на регистрирането на документите учрежденията използват различни помощни списъци:
списък на структорните части на учреждението
списък на ръководителите и главните специалисти - с посочване на сектора на работа и се посочва комптенцията на човека.
списък на кореспондентите - като на по постоянните се дава условно обозначение.
списък на подлежащите на регистриране документи
списък на неподлежащите на регистриране документи

Подлежащи и неподлежащи на регистриране документи
подлежат на регистрация всички документи подлежащи на постоянен срок на съхранение , на архивиране.
Регистрират се инициативните документи излизащи от учреждението , тези които постъпват в учреждението и изискват решение и отговор.
Има една слабост : не е изписано че вътрешните документи в даден многолистов документ трябва да се регистрират.

Тема: NB
Вътрешнофондова класификация на документите.

Човечеството познава много системи за класификация. Това е вид групировка по сходство на докуентите. При нас е приет немския метод на класификация.
В края на средновековието 15-16 век се е натрупало множество документация. Човек е предприел мерки да се архивира и са въведени планове на делата.
Кристоф Шонбек е бил директор на тйния архив на пруските крале . той със своите сътрудници решил важен въпрос за реда за осигурряване на намирането на документи. Така са се появили първите планове на делата/ Akten plan /.
І – ви раздел
1. укази за .........
2. укази за ..
и т.н.
ІІ раздел стоежи
строеж на замък
сроеж на замък
и т.н
по този начин след края на годината от 01.01.......... всеки документ се отнася на необходимото първоначално предвидено място . за всяко дело се отваря папка и тя през годената се пълни. Така документите еднакви по вид и тематика се оказват свързани. Тази практика се пренася у нас. След освобождението се пренася руската практика , която не е чак съвсем руска.
Nomen – име на латински
Номенклатура – означава списък на заглавието на делата , които ще бъдат формирани през дадената година в дадено учреждение.
Много е важно да бъдат добре групирани делата в тези комплекси. За да има смисъл от тази класификация трябва в едно дело да са включени еднородни документи. Това се определя по признака :
номинален признак – да са обособени документите по вид
авторски – да се съберат документи от един автор
кореспондентски – да са от един кореспондент.
предметно – въпросният - документите да са сходни по тематика.
географски признак – отнасящи се до определен район .
хронологически признак – отнасящи се до определен период.
Най-доброто дело е това което е формирано по всички тези признаци . това обаче е много трудно . Най-добре за да е еднородно делото трябва да отговарят документите в него на три-четири признака. Може да има дело и от един документ.
Най-тежко е със сложните документи , многостранните . Такива са например протоколите .
Номенклатурите на делата ги съставят експертите в учрежденията. Правят се експертна комисии . За да се състави този документ добре трябва да се познава „ физиономията” в учреждението. Точно експертните комисии трябва да решат кои документи се унищожават и на кои се продължава срока. Номенклатурата се утвърждава от директора на държавния архив.
Номенклатурите подлежат на актуализиране периодично.
Правят се типови , примерни и индивидуални номенклатури.
индивидуални номенклатури . индивидуални номенклатури се съставят за отделно учреждение.
типови номенклатури се съставят от ГУА .те могат пряко да се използват от учреждения които се повтарят.
През 1984 година е издадена единна номенклатура за общите дейности.
РД- ръководна дейност
КД- контролна дейност
пО – правно осигуряване
ПД – планова дейност
ФС- финансово счетоводна
НО- научно обслужване
КВ- капитални вложения
СН-снабдяване
ЕД-експертна дейност и атестиране на продукцията
МС- международно сътрудничество
ТЗ- труд , заплащане
ПК –
ПС – личен състав
СБ-
ОТ-
ПФ-профсъюзна дейност
....
....
И т.н. още 250 съкращения
Тези номенклатури подпомагат индивидуалните номенклатури , а по някога ги изменят.
Документите които възникват в учреждението в учреждението по силата на законодателството намиращи се в ръководството и структорните части се предават след приключване на работата с тях в архива на учреждението.
Това е структорната част която съхранява документите в продължение на определен период от време . той е различен и зависи от йерархията на учреждението в държавната йерархия.По българското законодателство документите престояват 10 години в учрежденските архиви на централния апарт на държавата , а пет години в низовите учреждения. След изтичането на този срок трябва вече да е приключила научнотехническата обработка на документите и тази част която е отнесена към архивния фонд на учреждението се предава за постоянно за запазване в държавния архив , а останалите документи или се унищожават или остават за опазване за по-продължителен период от време . Научно-техническата обработка е тривида описи след приключване на работата с документа :
индивидуален опис на архивния фонд на учреждението
опис на доскументите за унищожаване.
Опис на документите за временно запазване в учреждението.
Всичко това се извършва от експертната комисия на учрежденито / ЕК /.
ЕПК- експертно проверовачна комисия в държавния архив
ЦЕПК-централна експертно проверовъчвана комисия.
И трите вида описи се разглеждат от ЕПК на държавния архив. Директора утвърждава тези описи . ЕПК работи и ги гледа едновременно тези три вида описи. Ако в отделните за унищожаване документи има такива които са за запазване то комисията ги отделя по нейна преценка . документи за унищожаване не се приемат без да са разписани от директора на съответния държавен архив.
Между април и юли документите трябва да се представят от деловодството в архива за да сеобработят документите и за да се прецени всеки един от тях.
Предаването от учрежденския архив вьв дьржавния архив е 5-10 години и др.а за останалите дьржави в света този срок е от 30 до 50 години,но наи-често тук срока е 30 години.
Трябва добре да се прецени кога е спаднала административната ведомост на сьответния документ и кога започва да нараства историческата ведомост.При нас тази точка е приета да е 10 години.
Наблюдава се намаляване на учрежденския срок за запазване на документите.
При нас срока е 5 до 10 години,а посвета 30 до 50 години.Сроковете при нас са малки поради страх от изчезване на документите.Има вьзможност учрежденията да удьлжат административния срок,но това е строго индивидоално
Добра учреджденска архива има там кьдето има научнотехнически документи.Там най-добре се запазва документацията.
В поредния вариант за дьржавата за дьржавно архивен фонд е определен срок 30 години след който документите да се предават за дьржавен архив.Абсурдно е дьржавната документация да се сьхранява от части фирми.

ЗА ИЗПИТА:
Centralisation-вьв Франция се централизират документите вьв малко на брой хранилища след великата великата френска революция.Те са се сьбрали в дьржавна и ............. архиви(archives d’etat)
Втората линия на централизация е самото управление на тази мрежа от архиви.Роля за такова управленско звено играе центалния ахив.Централния архив води национална фондообразуватена политика,като набира документи от отделните работещи фодове.Необходимо е вьв всяко учреждение да е минла научно техическа обработка, да са поставени описи кьм всяко дело и чак тогава да се прдоставят на дьржавен архив.На времето вьв Франция Наполион е сьбрал документите на стария режим и ги затворил в замаци.Наполион е обявил че документите ще бьдат публични и достьпни за гражданите.Но това не станало веднага така , а пьрво е започнало преработване на документите и описване.Това е отнело много време и чак след това тези документи са станали публично достояние.В гробницата на Наполион има 12 колони в които са изписани законите които е направил Наполион приживе.При тази работа с документите законодателството е постигнало централизация на документите подлежащи на архивиране.Този метод на центрлизация на архивите се принесло на сьседните на Франция тсрани,а след това и в останалите части в Евопа.Една от страните е и Румьния.Тя прави това 50 години след Франция.Дьржавния архив в Румьния е много добре уреден.В западна Европа през 1888 г. последен открил архива си е Ватикана.Там се притежават множество документи от цял свят.Между тях има документи които уличават цьрквата в множество престьпления по време на инквизицията.
Много документи от Второто Бьлгарско Царство са си отишли.Пгубени са за винаги след падането на Иван Шишман.Разпиляни са били книгите от царската админстрация
През 18 век се е формирало движение от бьлгарски свещеници които са започнали да сьбират и използват бьлгарски документи.Манстирите са сьхранили множество писмени носители.
Като изостанала феодална дьржава Турция не е предприела да прави централизация с административна реформа.През 1846 г. се сьздава нещо като дьржавен архив”Хазине-и-еврак”.Турските чиновници са сьздали”ськровищница на документи”.Рашид Паша е свьрзал името си с сьс сьздаването на този архив,но не за да бьдат документите публични.Те са сьздали буквално склад за хартия,не са били описали документите.
Едва след пьрвата световн война 1923 г. Кемал Ататарк е решил да отвори дьржавния архив за гражданите.По тази причина той е заявил че страната ще се превьрне в светска дьржава.
През 1861 г. е унищожено крепосническото право в Русия.Едва на 01.01.1918 г. е пописан ............ за реорганизация и централизация на архивното дело в руската федерация.тук има нови моменти в централизацията.Проведена е национализация и е раздадена земята на селяните.Вьведено е административно управление на икономиката.Вьвежда се пьлна централизация на дьржавните и частните документи.Всички документи трябва да се придават в 11-те на брой дьржавни архиви.През 20-те години е имало допьлнителни .......... насочени кьм творческата интелигенция,които трябвали да предават насилствено документите си вдьржавните архиви(ЦГАЛИ-централен ................ архив за литературно изкуство).По този начин документите са преработени,опазени и са публично достояние.лошото е че по насилствен начин са иззети документите.Сьздаването на архиви по този начин е добро за дьржавата.По този модел се реорганизират документите в източния блок.Това са страните които се преустройват по сьветски образец.Бьлгрия и Албания са последните излезли от недрата на Османската империя,това пречи на централизацията на документите.Още по-лошо ,че след освобождението администрацията започва да се учи да прави документи.През целия период между освобождението и втората световна война са се сьставяли многократно комисии кьм народното сьбрание,които са се занимавали с вьпроса на документите. Народнта библиотека започва да сьбира документи в архивите си.Сьщото се прави и от библиотеките и мозеите по места.Най-добре са се проявили военните.Сьздали Военно Исторически Архив.Започнали да прявят история на войните.
Цьрквата през 1921 г. сьзава музей и архив и сьщо играе роля за сьбиране на документите.
Общината сьщо допринася за сьбиране на документи.Вьв врьзка с 50 годишнината от освобождението обшеството натяква ,че нямаме никакьв дьржавен архив.Прави се музей ,галерия,библиотека.Но по този начин е невьзможно да се сьздаде архив защото документите са свьрзали.
Мерки за създаване на подобия на архиви са предприети вБългария през
Втората Световна Война – Софиийски Градски Архив от 1941 година .В него са работили 6 души, които проявили неворятна амбиция за събиране на лични фондове на софийската интлигенция.През зимата на 1943 година започва бомбардировите на София. Служителите на архива успели да изнесат събраните документи в манастири извън София. По този начин е запазен и архива на Народната библиотека.Но има и изгубени сбирки , най вече на библиотеки и читалища, предадени в архивия отдел на народната библиотека.Загубила се една сбирка от така наречената сива литература. Органите на правосъдието и на вътрешните работи предавали в народната библиотека инкриминирана литература , книги и брошури намерени при обиски по политически съдебни дела.След войната градския архив на софия прави проект за създаване на закон за народен архив.След смяната на властта започва да се изхвърля ненужната на новия режим документация . За създаването на държавен архив помага едно обстоятелство че визточния блок където се е разивала архивистиката е започнато унифициране на законодателството в тази сфера със съветска русия .Отива делегация на МВР в Москва с ръководител ген.Благой Пенев .Там се открива едно мощно управление на архивите.На база на получения опит се създава единен държавен закон и се изготвя отделен архивен закон. Върху изграждането работи Прокопенко – зам.ръководител на руския държавен архив. Създава се указ 515 от 10.10.1951 г. на президиума на народното събрание за държавен архивен фонд на народна република бъгария. Подзаконовия акт постановление 344 от 18.04.1952 г. на МС дава началото на държавна политика в архивите като конкретизира изпълнението на указа, който има стойността на закон. това законодателство има изключитено голямо значение. Въвежда се принципа на центализация и се спира безконтролното унищожаване на документалното богатство на страната.Определят се срокове за съхранение на отделните категории документи от учрежденията и се задължават тези фондообразователи да изграждат свои архиви, където до изтичане на съответните срокове да пазят и да обработват документите излезли от текуща оперативна употреба.Забранено е на учрежденията да унищожават каквито и да било документи без писменно разрешение на органите за управление на държавния архивен фонд . В монго страни управлението на тези въпроси чрез министерството на вътрешните работи което е и министерство на администрацията.В днешно време се нарича главно управление на архивите при министерския съвет едва от 1978 година.Създават се два централни архива – централен държавен исторически архив и централен държавен архив на НРБ , които да издирят старата документациея до 1944 година и да контролират създаването на новата документация.Освен тях се създават 12 окръжни държавни архиви с по две отделения за документите създадени до 1944 година и за създадените след тази година.Постепенно от 12 тези архиви ще тигнат до 27 регионални архиви 1962-64 .Толкова са и сега
,но се наричат териториални дирекции държавен архив с името на съответната област. Има и още няколко архива така наречените ведомствени исторически архиви – научен архив на БАН / този архив е с най дълга история , българсото книжовно дружество е създадено 1869 година в Браила , което има научни цели да напишат научно история на българския народ и на българския език , започва да издава „периодическо списание” , от това дружество после се създава БАН , като започва да се формира музейна и архивна сбирка , като били изпращани от българи от всички краища на предмети и документи , днес съхранява над два милиона архивни единици / архивни деле /, централен военен архив , архив на министерството на външните работи , архив на министерството на вътрешните работи , геокартфонд .
1974 г. се издава закон за Държавен архивен фонд с издаден през 1975 г. правилник за прилагането . от тогава съществува и централен държавен технически архив.Така трябваше да има централен държавен архив за кино-ото-фоно документи но такъв не беше създаден въпреки изричното посочване в закона.Единствено е създадена национална филмотека. Отделно са създадени архиви към Балкантон , към българското национално радио и към националната телевизия. При това положение фондообразователя работи със архива като със своя собственост. Между всички тези органи с национално ниво е и архивния отдел на народната библиотека е централен държавен архив за феодализма / ръкописно документален център към народната библиотека „св.св. Кирил и Методии”/, османското владичество и българското национално възраждане. Към тези архиви трябва да се прибавят мемориалните музеи – около 35-40 на брой.Тяхно задължение е да съхраняват личните вещи на своите патрони. С една подробност това е валидната схема във момента преди 1989 г имаше и партиини архиви на ЦК на БРСП/к/ от 1946 г с окръжни партиини архиви 28 на брой и на земеделското движение.Тази мрежа дублира мрежата на държавните архиви, като се дублират и съхраняваните документи. Промени при съхраняването не трябва да има защото няма да има стабилност на шифарите на съхраняваните архивни единици.В последните дни на правителството на Филим Димитров Централния партиен архив , Централния Държавен Исторически Архив , Централния Държавен Архив на РБ и Централен Държавен Технически Архив се обединяват в Централен Държавен Архив.Това изключително усложнява шифрирането на документите.В регионалните архиви се създават три отделения – до 1944 г. , след 1944 год. , и партийно политически документи / бившите партийни архиви /.към ЦДА съществува и национално хранилище на микрофилмите.В него има около четири милиона кадъра / станици / преснета документация от чужди архиви. Но ние днес няма какво да предложим на чуждите архиви.В Турция на година се идават над сто каталога с архивна документация.
Архивите са една информационна институцианално оформена система.
В по тесен смисъл се говори за информационна системана архивите-вътрешна спрямо тях.Архивите извършват наблюдение на учрежденските архиви и попълванена нилчностите с документи , другата дейност е предоставянето на документи за използване.Архивът е учреждение което кмплектова , съхранява , обработва научно-технически и предоставя за използванена документите.Заради предоставянето на използване съществува ифрмационната система на архивите.съществуват справочници с национален обхват , чрез които се придобива обща информация за разпределението на архивните фондове на учреждения , на лица , по архиви.Имаме едно средство , което се потдържа в актуалност – това е централната фондова картотека където са представени много кратко всички архивни фондове съхранявани в страната , тя дублира фондовите картотеки на самите държавни архиви. Около 60 000 фонда са събрани от 1951 година насам , от тях около 5 000 са лични архивни фондове на видни личности проявили се в нашата история. Освен това справочниците се публикуват досега има два пътеводителя с национален обхват – „архивите в българия” , издаден в София през 1986 г. в него сведенията са до 1983 г. и „държавните архиви. По повод 50 годишнината от указ 515 от 1951 г.” софия – 2001 г който е продължение на първия. По този пътеводител може да се установи съществуват ли в архива документи на някое учреждение. Компактуването на архивите е подборно – не всички учреждения са длъжни да създадат свои архивни фондове .Нормативно учрежденията се делят на три групи :
- първата са тези които задължително предават документите си в архивите- централна администрация , важни регионални учреждения:
-втория списък са учреждения от които се избират предстватилно , в които да се създадат архивен фонд – масовия тип учреждеия – средни училища.От тези фондобразователи се вземат само определен тип документи – годишници , протоколи на педагогиски съвети.
-третата група учреждения не формира архивни фондове – не им е указана тази чест или не им е вменено това задължение – предимно са от обслужващата сфера – начални училища , детски градини.за тези нисшостоящи учреждения може да се намери достатъчно богата информация във висшестоящите учреждения.
Държавния архивен фонд е цялата архивна документация ,
Всеки от архивите си има своя система от справочници за своите си документи .справочници по отчета той инвертаризира архините единици какво е правено с архивните единици – микрофилмиране , реставриране , живота на документите в архива.
Справчниците по съдържанието на документите това е регистър - той ни дава шифър – ДА”Бургас” , Фонд№10 /по реда на постъпването/ , опис 1 / най малко първи – може и да са повече и при приследващо предаване на документи се появява поредния номер на описа/ след това е архивната единица по ред / дело по ред/ № 108 – ДА-Бс,ф.№10,оп.1,а.е.103 . макар и кратко в инвентарния опис е посочено накратко съдържанието.Инвентарните описи се правят върху стандартизирани листове. В описа в първото поле се дава № по ред на архивната единица , вьв второто поле се посочва делопроизводствения номер , в третото поле се посочва съдържанието на архивната единица с кратка анотация и посочени външни особености /език , шрифт и материал/ на архивната единица. В четвъртото поле се посочва крайната дата най-късната дата на документ от архивната единици, в петото броя на листовете , а в шестото забележки – микрофилмиране , липса , унищожаване , неправилно вмъкната архивна единица. При цитиране на документ от архивна единици се посочва освен шифъра ДА-Бс,ф.№10,оп.1,а.е.103 и лист – л.12-15.
Справочниците по съдържание на документите не ни дават шифър на документите но те не са определящи за съхранението на архивните единици. Те са екстри и всеки съвременен архив се опитва да развива повече справочници , повече входове в системата, което се налага от по динамичното време .Справочниците по съдържанието са необходим лукс.Отделно се издавата и отделни пътеводители , като се характеризира всеки фонд на половин страница.отделно се издават прегледи и каталози като в тях се допуска и коментар на съдържанието.каталозите в архивите са по особенни – с логическа структура / систематичен , предметнотематичен и хронологическа / или с формална структура /предметен – именен или географски/ . Архивните документи отразяват живота , макар че системата на каталозите се ползва системата на библиотеките. Има специална схема, единна схема са класификация фишите на единните каталози на държавните архиви с 2500 рубрики.като спекта е отрасли на обществения живот на дялове .Издадена е в три части първа , втора и трети по периоди преди освобождението , преди 1944 и след нея.Първия каталог не съществува.Описанието в каталога е повъпросно.Каталожните карти се правят съобразно броя въпроси разглеждани от архивната единица.В България има общо около 4 милиона архивни картички които са най-търсените за момента документи.като цяло документацията не се каталогизира.Най-общо се водят именни карти на създателя или за когото се отнася документа , или по географски признак.

Архивен преглед – специализирано списание
Известия на държавните архиви – годишници на архивите и представени документи в тях до момента са около 90 тома
>>>>>>>>>>>>>>>>Без въпроса за автоматизираната система.
И Без тема 4-та
Сигнатура:
ИзображениеИзображение
Аватар
Mozo
Lame forum support
Lame forum support
Репутация: 7394
Mozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутацияMozo изгражда репутация
 
Мнения: 145186
Регистриран: 01 Юни 2007
Наличност: 1,362,246.50
Банка: 5,487,926.26
Местоположение: Somewhere In Time
Най-високи резултати: 43
Статистика на победите: 0





Назад към Икономика

Кой е на линия

Потребители разглеждащи този форум: 0 регистрирани и 0 госта